1. Alcance y roles
Esta política aplica a la plataforma Analuu y a todas las instituciones prestadoras de servicios de salud, profesionales independientes, laboratorios y demás clientes que la utilizan (en adelante, "el Cliente" o "la IPS").
En los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013):
- La IPS es el responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes, usuarios y empleados. Le corresponde recolectar los datos, obtener las autorizaciones exigidas por la ley, garantizar su veracidad y calidad, atender a los titulares y custodiar la historia clínica.
- JA Software SAS es el encargado del tratamiento. Almacena, aloja y procesa técnicamente la información por cuenta y según las instrucciones de la IPS, y responde por las medidas de seguridad a su cargo.
- Razón social: JA Software SAS
- NIT: 901.041.675-5
- Domicilio: Riohacha, La Guajira, Colombia
- Correo: contacto@jasoftwaresas.com
- Teléfono / WhatsApp: +57 323 319 7970
2. Ingreso y calidad de la información
El ingreso de información a Analuu lo realiza directamente el personal de la IPS, con sus propias credenciales. En consecuencia:
- La exactitud, integridad, pertinencia y oportunidad de los datos registrados son responsabilidad exclusiva de la IPS y de los profesionales que los ingresan.
- JA Software SAS no revisa, valida clínicamente ni modifica el contenido registrado por la IPS, salvo solicitud escrita de esta o por orden de autoridad competente.
- Las validaciones automáticas de Analuu (por ejemplo, previas a la generación de RIPS) son herramientas de apoyo y no sustituyen la verificación que debe hacer la IPS.
3. Tipos de datos tratados
3.1 Datos de salud (datos sensibles)
- Registros de atención, diagnósticos, procedimientos, órdenes, medicamentos y resultados.
- Información necesaria para generar los RIPS en formato JSON (Resolución 2275 de 2023 y sus modificaciones).
- Información necesaria para preparar el Resumen Digital de Atención en Salud (RDA) en el marco de la Ley 2015 de 2020 y la Resolución 1888 de 2025.
3.2 Datos de identificación de pacientes
- Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, sexo, aseguramiento y datos de contacto ingresados por la IPS.
3.3 Datos del personal de la IPS
- Nombre, cargo, registro profesional, perfil de acceso y credenciales.
3.4 Datos administrativos y técnicos
- NIT, sedes, configuración del sistema, contratos y tarifas, y registros de actividad (logs).
4. Finalidades
JA Software SAS trata la información de la IPS exclusivamente para:
- Prestar el servicio de software contratado (gestión clínica, administrativa y financiera).
- Permitir a la IPS generar y enviar los reportes que exige la normativa (RIPS, RDA y otros), según el flujo que ella defina.
- Brindar soporte técnico, mantenimiento, copias de respaldo y continuidad del servicio.
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
JA Software SAS no vende, alquila ni usa los datos clínicos de los pacientes con fines comerciales o publicitarios.
5. Medidas de seguridad
5.1 Información en tránsito
- Comunicaciones cifradas mediante HTTPS (TLS 1.2 o superior).
- Envíos a plataformas oficiales a través de los canales y mecanismos que estas definan.
5.2 Información almacenada
- Bases de datos alojadas en infraestructura de nube con controles de seguridad reconocidos internacionalmente.
- Contraseñas almacenadas con funciones de hash con sal; JA Software SAS no conoce las contraseñas de los usuarios.
5.3 Control de acceso
- Acceso por roles y perfiles que configura y administra la IPS.
- Credenciales individuales e intransferibles.
- Registros de auditoría que permiten rastrear las acciones realizadas en el sistema.
- El personal de JA Software SAS solo accede a la información de la IPS cuando es necesario para soporte, mantenimiento o por solicitud de la IPS, bajo deber de confidencialidad.
5.4 Continuidad
- Copias de respaldo automáticas (ver el Acuerdo de Nivel de Servicios).
- Monitoreo de disponibilidad y de eventos de seguridad.
6. Obligaciones de seguridad de la IPS
- Administrar los usuarios y perfiles de su personal, y retirar oportunamente el acceso de quienes dejen de laborar con ella.
- Velar porque sus usuarios no compartan credenciales y usen contraseñas seguras.
- Usar equipos y redes con medidas de seguridad razonables (antivirus, sistema operativo actualizado, redes protegidas).
- Reportar a JA Software SAS, en un plazo máximo de 24 horas, cualquier sospecha de acceso no autorizado.
7. Derechos de los titulares
Los titulares de los datos (pacientes, usuarios y empleados de la IPS) ejercen sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización ante la IPS, que es el responsable del tratamiento. Si una solicitud llega directamente a JA Software SAS, la trasladaremos a la IPS dentro de los 2 días hábiles siguientes y le prestaremos el apoyo técnico que requiera para responderla.
Los datos que hagan parte de la historia clínica están sujetos a las reglas especiales de reserva, conservación y custodia del sector salud, por lo que su supresión puede no proceder.
8. Terceros y subencargados
- Autoridades y plataformas oficiales: Ministerio de Salud y Protección Social y demás entidades a las que la IPS deba reportar, cuando la IPS realiza el envío desde Analuu.
- Proveedores de infraestructura: servicios de alojamiento y nube que actúan como subencargados, con obligaciones de confidencialidad y seguridad.
- Autoridades competentes: cuando exista orden judicial o administrativa.
Cuando la infraestructura implique transmisión internacional de datos, esta se realizará con proveedores que ofrezcan niveles adecuados de protección, conforme a la normativa colombiana.
9. Conservación, devolución y eliminación
- Durante la vigencia del contrato, JA Software SAS almacena la información de la IPS en Analuu.
- La custodia de la historia clínica es una obligación de la IPS como prestador de servicios de salud. La normativa vigente (Resolución 1995 de 1999 y Resolución 839 de 2017) exige conservarla como mínimo 15 años contados desde la última atención.
- Al terminar el contrato, la IPS tendrá 60 días calendario para solicitar la exportación de su información en formatos estándar. Vencido ese plazo, JA Software SAS podrá eliminarla de forma segura, salvo que exista una obligación legal de conservarla o un acuerdo escrito de custodia extendida, que se cotiza como servicio adicional.
10. Incidentes de seguridad
Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos de la IPS, JA Software SAS:
- Notificará a la IPS dentro de las 72 horas siguientes a su confirmación.
- Adoptará medidas para contener el incidente y documentará su alcance y las acciones correctivas.
- Apoyará a la IPS, como responsable del tratamiento, en el reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) dentro de los plazos que esta establece.
11. Contacto
Para consultas sobre esta política o para reportar incidentes:
- Razón social: JA Software SAS
- NIT: 901.041.675-5
- Domicilio: Riohacha, La Guajira, Colombia
- Correo: contacto@jasoftwaresas.com
- Teléfono / WhatsApp: +57 323 319 7970
12. Actualizaciones de esta política
Esta política puede actualizarse por cambios normativos, técnicos u operativos. Las modificaciones relevantes se informarán a los clientes activos con al menos 15 días de anticipación. La versión vigente estará siempre publicada en este sitio web.
Otras páginas legales: Política de Privacidad · Términos y Condiciones · Acuerdo de Nivel de Servicios (SLA) · Aviso de Cookies